Mehr Kunden.Ohne mehr Verwaltung.
EmailManager erstellt Antwortentwürfe für Ihre Routineanfragen direkt in Outlook. Sie prüfen – EmailManager bereitet vor.
Kein neues Tool · Kein Autoversand · Keine Kreditkarte nötig
Der eigentliche Stress: Immer wieder dieselben Kundenanfragen.
Jeden Tag landen dieselben Anfragen im Posteingang. Beitragsfragen, Schadenmeldungen, Vertragsänderungen – der Inhalt wiederholt sich, aber jede Antwort muss trotzdem individuell und korrekt sein.
Freitagmittag. 40 ungelesene E-Mails. Davon 35, auf die Sie schon dreimal geantwortet haben – nur an andere Absender.
- „Was muss ich bei einem Schaden tun?“ — Schadenmeldungen und Ablauf der Regulierung
- „Ich möchte meine Adresse ändern“ — Vertragsänderungen
- „Warum ist mein Beitrag gestiegen?“ — Beitragsanpassungen und Rechnungsfragen
- „Ich benötige eine Versicherungsbestätigung“ — Versicherungsbestätigungen für Dritte
- „Was ist der Stand bei meinem Schaden?“ — Schadenstandsabfragen – täglich wiederkehrende Rückfragen
Bürokratie wächst. Team bleibt gleich.
Quelle: BFV-Studie Makler 2024/2025 / pfefferminzia.de
IDD, VVG-Dokumentation, DSGVO, EU AI Act – jede neue Pflicht bedeutet mehr E-Mails, mehr Dokumentation, mehr Rückfragen von Kunden. Gleichzeitig fehlt Personal: 43% der Vermittlerbetriebe spüren es bereits. Das Ergebnis: immer mehr Aufwand für immer weniger Menschen.
Sie brauchen kein neues Maklerverwaltungsprogramm. Sie brauchen Kapazität – ohne Neueinstellungen.
So einfach läuft es
Ihr Posteingang. Ihr Ablauf. Nur schneller.
Kein neues Tool, keine Schulung, kein Umgewöhnen. EmailManager arbeitet in Outlook – genau da, wo Sie heute schon antworten.
M. Fischer
Wasserschaden in der Küche – was muss ich tun?
in meiner Küche ist ein Wasserschaden aufgetreten – vermutlich ein geplatztes Rohr unter der Spuele. Der Boden ist teilweise aufgequollen. Was muss ich jetzt tun, und übernimmt meine Hausratversicherung den Schaden?
Mit freundlichen Grüßen, M. Fischer
Re: Wasserschaden in der Küche – was muss ich tun?
Routine erkanntvielen Dank für Ihre Meldung. Bitte gehen Sie wie folgt vor: 1. Dokumentieren Sie den Schaden mit Fotos. 2. Sichern Sie die Schadenstelle, soweit möglich. 3. Beauftragen Sie noch keine Reparatur, bevor der Versicherer den Schaden begutachtet hat. Wir leiten Ihre Schadenmeldung zeitnah an Ihren Versicherer weiter. Für die Bearbeitung benötigen wir: Ihre Vertragsnummer, Fotos des Schadens und eine kurze Beschreibung des Hergangs.
Mit freundlichen Grüßen
Re: Wasserschaden in der Küche – was muss ich tun?
Routine erkanntvielen Dank für Ihre Meldung. Bitte gehen Sie wie folgt vor: 1. Dokumentieren Sie den Schaden mit Fotos. 2. Sichern Sie die Schadenstelle, soweit möglich. 3. Beauftragen Sie noch keine Reparatur, bevor der Versicherer den Schaden begutachtet hat. Wir leiten Ihre Schadenmeldung zeitnah an Ihren Versicherer weiter. Für die Bearbeitung benötigen wir: Ihre Vertragsnummer, Fotos des Schadens und eine kurze Beschreibung des Hergangs.
Mit freundlichen Grüßen
Re: Wasserschaden in der Küche – was muss ich tun?
vielen Dank für Ihre Meldung. Bitte gehen Sie wie folgt vor: 1. Dokumentieren Sie den Schaden mit Fotos. 2. Sichern Sie die Schadenstelle, soweit möglich. 3. Beauftragen Sie noch keine Reparatur, bevor der Versicherer den Schaden begutachtet hat. Wir leiten Ihre Schadenmeldung noch heute an Ihren Versicherer weiter. Für die Bearbeitung benötigen wir: Ihre Vertragsnummer, Fotos des Schadens und eine kurze Beschreibung des Hergangs.
Mit freundlichen Grüßen
Der Entwurf erscheint automatisch - Sie passen an und senden manuell.
Vorher vs. Nachher
Bis zu 1,5 Stunden weniger. Jeden Tag. Pro Mitarbeiter. Basierend auf Pilotbetrieb und Branchendurchschnitt.
So verändert sich der Arbeitsalltag, wenn Routinemails nicht mehr manuell beantwortet werden müssen.
weniger Tippzeit
Jede Schadenmeldung einzeln beantworten
Checkliste und Ablauf stehen bereit
Schadenmeldungen, Beitragsfragen, Vertragsänderungen: Der Großteil der Kundenkorrespondenz im Maklerbüro folgt wenigen Mustern. EmailManager erkennt diese automatisch und erstellt den Entwurf.
statt 4 Minuten pro Mail
Beitragsfragen immer wieder erklären
Standardantwort vorbereitet, nur prüfen
Statt dieselbe Erklärung zum zehnten Mal zu formulieren, prüfen Sie den fertigen Vorschlag und klicken auf Senden. Anpassungen sind jederzeit möglich.
durchschn. Antwortzeit
November-KFZ-Welle manuell abarbeiten
Entwürfe für Wechselanfragen stehen bereit
Die jährliche KFZ-Wechselwelle im November trifft jedes Maklerbüro. Mit EmailManager läuft die Korrespondenz auch in der Hochsaison ohne Rückstand.
mehr Kunden pro Mitarbeiter
Wachsen nur mit mehr Innendienst
Mehr Kunden ohne Neueinstellungen
Wenn Routine-E-Mails keine manuelle Arbeit mehr verursachen, bleibt Kapazität für mehr Bestandskunden und Neugeschäft – ohne zusätzliche Stellen.
Zusammengerechnet: Ein 5-Personen-Team spart mit EmailManager bis zu 7,5 Stunden pro Tag -- fast eine volle Stelle, die Sie nicht besetzen müssen.
Tarife ansehenFallstudie
Versicherungsmakler Kundenbeispiel
Wie ein Versicherungsmakler die Bearbeitungszeit für Kundenanfragen deutlich verkürzte.
Branche
Versicherungsvermittlung
Team
Kleines Team (1-3 Personen + Innendienst)
Kunden
Wachsender Bestand
Einrichtung
~2 Minuten - kein IT nötig
Ergebnisse
- Kundenanfragen gehen zuverlässig am selben Tag raus
- November-KFZ-Welle ohne Rückstand abgearbeitet
- Einheitliche, korrekte Kommunikation
- Mehr Zeit für Beratung und Neugeschäft
Wirtschaftlichkeit
Rechnet sich ab dem ersten Monat. 4 Stunden weniger pro Woche. Das sind 640 Euro gespart. Die Lizenz kostet 99.
4–8 Std./Woche
Zeitersparnis
bei ca. 40 €/Std.
640–1.280 €/Monat
Ersparnis/Monat
konservativ gerechnet
99 €
Lizenzkosten
rechnet sich ab Woche 1
Analyse bei einem Versicherungsmakler
86
E-Mails analysiert
70 %
Routine-Anteil erkannt
~6 Std.
Ersparnis pro Woche
Klingt interessant?
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Sicherheit im Alltag
Sie behalten die Kontrolle. Immer.
Automatisierung heißt nicht Kontrollverlust. EmailManager kennt die Grenze – und bezieht Sie ein, wenn es darauf ankommt.
Beratungspflicht und Deckungsauskünfte bleiben bei Ihnen
"Bin ich versichert gegen...?" – bei Deckungsfragen erstellt EmailManager keinen Entwurf. §61 VVG verpflichtet Sie zur dokumentierten Beratung. Eine falsche Auskunft kann Haftung auslösen.
Beispiel: Kunde fragt, ob seine Hausratversicherung auch Fahrraddiebstahl abdeckt. EmailManager erkennt den Kontext und leitet die Mail direkt an Sie weiter – keine automatische Deckungsauskunft.
Fristen gehen nicht unter
Wenn eine E-Mail ein Datum oder eine Frist enthält, wird sie automatisch nach oben priorisiert.
Beispiel: KFZ-Versicherungswechsel muss bis 30.11. gekuendigt werden. Die Mail landet ganz oben.
Im Zweifel: lieber kein Vorschlag
Wenn der Inhalt unklar ist oder mehrere Themen vermischt werden, erstellt EmailManager bewusst keinen Entwurf.
Beispiel: Kunde fragt gleichzeitig nach Schadenmeldung, Beitragsanpassung und will seine Police kuendigen. Kein automatischer Entwurf – Sie antworten selbst.
Jederzeit nachvollziehbar
Auf Wunsch protokolliert EmailManager, welche Entwürfe erstellt, angepasst oder verworfen wurden.
Beispiel: Ein Kunde beschwert sich, er habe eine falsche Auskunft erhalten. Sie können genau zeigen, was der Entwurf war und was Sie geändert haben.
Datenschutz & Compliance
Für den deutschen Markt gebaut.
Ihr Posteingang enthält sensible Kundendaten - Verträge, Abrechnungen, persönliche Anliegen. Deshalb ist Datenschutz bei EmailManager keine Checkbox, sondern Architekturprinzip.
E-Mail-Inhalte werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet - keine Speicherung, kein Logging.
Sobald der Entwurf erstellt ist, werden alle Inhalte sofort gelöscht. Es gibt kein Archiv, keine Kopie, keinen Cache. Auch EmailManager kann Ihre E-Mails nicht einsehen.
Ihre Daten fließen nie in Modelltraining ein. Punkt.
EmailManager verwendet OpenAI-Modelle mit deaktiviertem Training (Opt-out). Kein Prompt, keine Antwort und kein Kontext fließt jemals in Modellverbesserungen ein.
Verarbeitung ausschließlich auf Servern in Deutschland.
Alle Daten - Authentifizierung, Verarbeitung, temporärer Speicher - laufen über Rechenzentren in Deutschland. Kein Transfer in Drittländer.
Nach Art. 28 DSGVO, sofort verfügbar.
Den Auftragsverarbeitungsvertrag können Sie direkt bei der Einrichtung digital unterzeichnen - ohne Wartezeit, ohne Rechtsabteilung.
Direkt aus Österreich - schnell, kompetent, in Ihrer Sprache.
Kein Callcenter, keine Chatbots. Ihr Anliegen wird direkt und persönlich bearbeitet - von jemandem, der das Produkt und die Branche kennt.
Alle Daten sind bei Übertragung und Speicherung verschlüsselt
Einrichtung über Ihr Microsoft-Konto - wir speichern keine Passwörter
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b & f DSGVO
Alle Details finden Sie in unserer Datenschutzerklärung. Den AV-Vertrag erhalten Sie direkt beim Einrichtung.
Kostenlose Analyse
Finden Sie heraus, wo Ihre Zeit wirklich hingeht.
Verbinden Sie Ihr Outlook-Postfach — EmailManager analysiert 3 Tage lang Ihren Posteingang und zeigt Ihnen genau, welche E-Mail-Typen am meisten Zeit kosten und wie die Entwürfe aussehen würden.
- Aufschlüsselung nach E-Mail-Typ — wie viele Schadenmeldungen, Beitragsfragen, Vertragsänderungen
- Anteil Routine vs. Sonderfälle — wie viel Prozent automatisierbar wären
- 5 echte Beispiel-Entwürfe aus Ihrem Posteingang
- Geschätzte Zeitersparnis pro Woche in Stunden
Posteingang analysieren
Einrichtung in 60 Sekunden. Analyse in 3 Tagen.
Nur Lesezugriff — EmailManager kann keine E-Mails senden oder löschen.
Noch nicht bereit?
So sieht Ihre Analyse aus
Posteingangs-Analyse
12.–14. Februar 202686
E-Mails analysiert
70 %
Routine-Anteil
~6 Std.
Ersparnis pro Woche
→ 60 von 86 E-Mails hätten automatisch einen Entwurf erhalten.
Diese Analyse erhalten Sie für Ihren eigenen Posteingang — kostenlos und unverbindlich.
Weniger als eine Stunde Ihrer Personalkosten – für den ganzen Monat.
Monatlich kündbar. Keine Mindestlaufzeit. Keine Überraschungen.
Basis
Für einzelne Postfächer.
- 1 Outlook-Postfach
- Antwortentwürfe in Ihrem Ton - formell, sachlich, auf Deutsch. Kein Chatbot-Deutsch.
- Antwortentwürfe für Routineanfragen
- Erkennung Routine vs. Risiko
- E-Mail-Support - auch nach der Einrichtung
Standard
Für die meisten kleinen Büros die richtige Wahl.
- Alles aus Basis
- Passt Ton und Signatur automatisch an den Absender anPerfekt abgestimmt auf deutsche Geschäftskorrespondenz.
- Spezialisierte Entwürfe für alle Anfrage-Typen Ihrer Branche
Professional
Für Büros mit individuellen Regelwerken.
- Alles aus Standard
- Einbindung Ihrer Dokumente - EmailManager zitiert aus Ihren Regelwerken, AGB oder internen Richtlinien
- Entwürfe lesen sich, als kämen sie direkt aus Ihrem Büro
Individuell
Individuelle Preisgestaltung
Mehrere Postfächer, API-Anbindung oder spezielle Compliance-Anforderungen.
Preis anfragenAlle Pakete ohne festes Antwortlimit. DSGVO-konforme Verarbeitung, Server in Deutschland und kein Autoversand inklusive. Keine Kreditkarte für den kostenlosen Test. Nutzungsbedingungen
Kostenloser Leitfaden
E-Mail-Entlastung im Versicherungsbüro – in 5 Schritten
Wie Sie Routineanfragen systematisch reduzieren - mit oder ohne Software. Praxisnah, kompakt, direkt umsetzbar.
- Welche Kundenanfragen sich am schnellsten automatisieren lassen
- Wie Sie Antwortvorlagen erstellen, die im Versicherungsalltag wirklich genutzt werden
- Worauf Sie bei KI-Tools für Versicherungsmakler achten sollten
Schluss mit der dritten Antwort auf dieselbe Frage.
Starten Sie direkt - oder lassen Sie sich EmailManager in 30 Minuten zeigen.
Keine Speicherung. Ihre Daten bleiben Ihre Daten.
Unverbindlich. Keine Kreditkarte. Keine Vorbereitung notwendig.
Aktuell nehmen wir 10 neue Kunden pro Monat auf – damit wir jedem eine persönliche Einrichtung bieten können.