Dieselbe Antwort.Zum fünften Mal heute.
EmailManager erstellt Antwortentwürfe für Ihre Routineanfragen direkt in Outlook. Sie prüfen, passen an und senden. Mehr Einheiten. Ohne mehr Personal.
Kein neues Tool · Kein Autoversand · Keine Kreditkarte nötig
Der eigentliche Stress: Immer wieder dieselben Antworten.
Jeden Tag landen dieselben Anfragen im Posteingang. Der Inhalt wiederholt sich – aber jede Antwort muss trotzdem individuell geschrieben werden.
Freitagmittag. 40 ungelesene E-Mails. Davon 35, auf die Sie schon dreimal geantwortet haben – nur an andere Absender.
- „Die Heizung ist kaputt“ — Reparaturmeldungen
- „Was genau ist Allgemeinstrom?“ — Betriebskosten-Rückfragen
- „Passt Donnerstag für den Handwerker?“ — Terminabstimmungen
- „Der Nachbar ist zu laut“ — Hausordnung & Beschwerden
- „Was ist der Stand?“ — Nachfragen ohne neues Anliegen
Die meisten Verwalter kommen kaum noch nach.
Quelle: VDIV Branchenbarometer 2025
Es liegt nicht an Ihnen. Die gesamte Branche steckt im gleichen Problem: Mehr Einheiten, weniger Bewerber, steigende Erwartungen von allen Seiten.
Sie brauchen keine Theorie. Sie brauchen Kapazität – ohne Neueinstellungen.
So einfach läuft es
Ihr Posteingang. Ihr Ablauf. Nur schneller.
Kein neues Tool, keine Schulung, kein Umgewöhnen. EmailManager arbeitet in Outlook – genau da, wo Sie heute schon antworten.
M. Weber
Betriebskostenabrechnung 2024
ich habe die Betriebskostenabrechnung 2024 erhalten und habe dazu einige Fragen. Insbesondere die Position „Allgemeinstrom“ erscheint mir deutlich höher als im Vorjahr. Außerdem sind die Heizkosten um rund 12 % gestiegen – gibt es dafür eine nachvollziehbare Erklärung?
Ich würde mich über eine detaillierte Aufschlüsselung der genannten Positionen freuen. Bei Bedarf können wir auch gerne einen Termin zur Besprechung vereinbaren.
Mit freundlichen Grüßen
M. Weber
Re: Betriebskostenabrechnung 2024
Routine erkanntvielen Dank für Ihre Rückfrage zur Betriebskostenabrechnung 2024. Die Position „Allgemeinstrom“ umfasst die Beleuchtung der Treppenhäuser, Tiefgarage sowie den Aufzugsbetrieb. Die Heizkosten sind im Vergleich zum Vorjahr um 12 % gestiegen, was auf die allgemeine Preisentwicklung zurückzuführen ist.
Für eine detaillierte Aufschlüsselung stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Ihre Hausverwaltung
Re: Betriebskostenabrechnung 2024
Routine erkanntvielen Dank für Ihre Rückfrage zur Betriebskostenabrechnung 2024. Die Position „Allgemeinstrom“ umfasst die Beleuchtung der Treppenhäuser, Tiefgarage sowie den Aufzugsbetrieb. Die Heizkosten sind im Vergleich zum Vorjahr um 12 % gestiegen, was auf die allgemeine Preisentwicklung zurückzuführen ist.
Für eine detaillierte Aufschlüsselung stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Ihre Hausverwaltung
Re: Betriebskostenabrechnung 2024
vielen Dank für Ihre Rückfrage zur Betriebskostenabrechnung 2024. Die Position „Allgemeinstrom“ umfasst die Beleuchtung der Treppenhäuser, Tiefgarage sowie den Aufzugsbetrieb. Die Heizkosten sind im Vergleich zum Vorjahr um 12 % gestiegen, was auf die gestiegenen Energiepreise (Gas/Fernwärme) zurückzuführen ist.
Für eine detaillierte Aufschlüsselung stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Ihre Hausverwaltung
Der Entwurf erscheint automatisch - Sie passen an und senden manuell.
Vorher vs. Nachher
Bis zu 1,5 Stunden weniger. Jeden Tag. Pro Mitarbeiter. Basierend auf Pilotbetrieb und Branchendurchschnitt.
So verändert sich der Arbeitsalltag, wenn Routinemails nicht mehr manuell beantwortet werden müssen.
weniger Tippzeit
2 Stunden Routinemails am Tag
30 Minuten – der Rest ist vorbereitet
Betriebskosten-Rückfragen, Terminbestätigungen, Reparaturmeldungen: Der Großteil aller eingehenden E-Mails in Hausverwaltungen folgt wenigen wiederkehrenden Mustern. EmailManager erkennt diese automatisch und erstellt den Entwurf.
statt 4 Minuten pro Mail
Immer wieder tippen
Entwurf da, nur prüfen und senden
Statt dieselbe Antwort zum zehnten Mal zu formulieren, prüfen Sie den fertigen Vorschlag und klicken auf Senden. Anpassungen sind jederzeit möglich – aber meistens ist der Entwurf sofort passend.
durchschn. Antwortzeit
Rückstand im Posteingang
Schnellere Reaktion, weniger Eskalation
Wenn Mieter innerhalb von Stunden statt Tagen eine Antwort bekommen, sinkt die Zahl der Nachfass-Mails und Beschwerden. Weniger Eskalation heißt weniger Stress für Ihr Team.
mehr Einheiten pro Kopf
Wachsen nur mit neuen Stellen
Mehr Einheiten ohne Neueinstellungen
Wenn Routine-E-Mails keine manuelle Arbeit mehr verursachen, bleibt Kapazität für mehr Einheiten – ohne zusätzliche Stellen.
Zusammengerechnet: Ein 5-Personen-Team spart mit EmailManager bis zu 7,5 Stunden pro Tag -- fast eine volle Stelle, die Sie nicht besetzen müssen.
Tarife ansehenFallstudie
Wohnwagenpark Teesdorf
Wie ein 2-Personen-Team die Antwortzeiten deutlich verkürzte und die Zufriedenheit der Eigentümer steigerte.
Branche
Freizeit- und Ferienparkverwaltung
Team
2-Personen-Team
Community
Ca. 300 Eigentümer
Einrichtung
~2 Minuten - kein IT nötig
5×
mehr gespart als gezahlt
< 2 Std.
durchschn. Antwortzeit
300
Eigentümer betreut
Ergebnisse
- Antworten gehen zuverlässig am selben Tag raus
- Spürbar höhere Zufriedenheit bei Eigentümern
- Einheitliche, verbindliche Kommunikation
- Entlastung auch bei Saisonspitzen
Wirtschaftlichkeit
Rechnet sich ab dem ersten Monat. 4 Stunden weniger pro Woche. Das sind 560 Euro gespart. Die Lizenz kostet 99.
Eigentümer, die schnell eine Antwort bekommen, beschweren sich seltener. Weniger Nachfragen, weniger Eskalationen in der Hochsaison. Das Team konzentriert sich auf die wirklich wichtigen Fälle.
4–8 Std./Woche
Zeitersparnis
bei ca. 35 €/Std.
560–1.120 €/Monat
Ersparnis/Monat
konservativ gerechnet
99 €
Lizenzkosten
rechnet sich ab Woche 1
„Antworten sind jetzt zuverlässig am selben Tag draußen. Das merken die Eigentümer sofort.“
— Johannes Schaaf
Analyse bei einer Hausverwaltung
87
E-Mails analysiert
75 %
Routine-Anteil erkannt
~7 Std.
Ersparnis pro Woche
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Sicherheit im Alltag
Sie behalten die Kontrolle. Immer.
Automatisierung heißt nicht Kontrollverlust. EmailManager kennt die Grenze – und bezieht Sie ein, wenn es darauf ankommt.
Rechtliches bleibt bei Ihnen
Mieterkündigung, Anwaltsschreiben, Mietminderung — bei rechtlich sensiblen Themen erstellt EmailManager nur eine sichere Eingangsbestätigung. Nie eine inhaltliche Antwort.
Beispiel: Ein Mieter droht mit Mietminderung. EmailManager erkennt den Kontext, bestätigt dem Mieter den Eingang und markiert die E-Mail als prüfungsbedürftig — ohne inhaltlichen Vorschlag.
Fristen gehen nicht unter
Wenn eine E-Mail ein Datum oder eine Frist enthält, wird sie automatisch nach oben priorisiert – damit nichts im Posteingang verschwindet.
Beispiel: Eigentümer fragt bis Freitag um Rückmeldung zur Jahresabrechnung. Die Mail landet ganz oben, nicht zwischen 40 anderen.
Im Zweifel: lieber kein Vorschlag
Wenn der Inhalt unklar ist oder mehrere Themen vermischt werden, erstellt EmailManager bewusst keinen Entwurf. So vermeiden Sie fehlerhafte Antworten.
Beispiel: Mieter schreibt über Schimmel, droht mit Mietminderung und fragt gleichzeitig nach der Nebenkostenabrechnung. EmailManager erkennt die Mischung, stuft die Mail als rechtlich sensibel ein und erstellt nur eine Eingangsbestätigung.
Jederzeit nachvollziehbar
EmailManager protokolliert, welche Entwürfe erstellt, angepasst oder verworfen wurden – falls ein Eigentümer oder Prüfer nachfragt.
Beispiel: Ein Eigentümer beschwert sich über eine Antwort. Sie können genau zeigen, was der Entwurf war und was Sie geändert haben.
Datenschutz & Compliance
Für den deutschen Markt gebaut.
Ihr Posteingang enthält sensible Kundendaten - Verträge, Abrechnungen, persönliche Anliegen. Deshalb ist Datenschutz bei EmailManager keine Checkbox, sondern Architekturprinzip.
E-Mail-Inhalte werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet - keine Speicherung, kein Logging.
Sobald der Entwurf erstellt ist, werden alle Inhalte sofort gelöscht. Es gibt kein Archiv, keine Kopie, keinen Cache. Auch EmailManager kann Ihre E-Mails nicht einsehen.
Ihre Daten fließen nie in Modelltraining ein. Punkt.
EmailManager verwendet OpenAI-Modelle mit deaktiviertem Training (Opt-out). Kein Prompt, keine Antwort und kein Kontext fließt jemals in Modellverbesserungen ein.
Verarbeitung ausschließlich auf Servern in Deutschland.
Alle Daten - Authentifizierung, Verarbeitung, temporärer Speicher - laufen über Rechenzentren in Deutschland. Kein Transfer in Drittländer.
Nach Art. 28 DSGVO, sofort verfügbar.
Den Auftragsverarbeitungsvertrag können Sie direkt bei der Einrichtung digital unterzeichnen - ohne Wartezeit, ohne Rechtsabteilung.
Direkt aus Österreich - schnell, kompetent, in Ihrer Sprache.
Kein Callcenter, keine Chatbots. Ihr Anliegen wird direkt und persönlich bearbeitet - von jemandem, der das Produkt und die Branche kennt.
Alle Daten sind bei Übertragung und Speicherung verschlüsselt
Einrichtung über Ihr Microsoft-Konto - wir speichern keine Passwörter
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b & f DSGVO
Alle Details finden Sie in unserer Datenschutzerklärung. Den AV-Vertrag erhalten Sie direkt beim Einrichtung.
Kostenlose Analyse
Finden Sie heraus, wo Ihre Zeit wirklich hingeht.
Verbinden Sie Ihr Outlook-Postfach — EmailManager analysiert 3 Tage lang Ihren Posteingang und zeigt Ihnen genau, welche E-Mail-Typen am meisten Zeit kosten und wie die Entwürfe aussehen würden.
- Aufschlüsselung nach E-Mail-Typ — wie viele Reparaturmeldungen, Betriebskostenfragen, Terminanfragen
- Anteil Routine vs. Sonderfälle — wie viel Prozent automatisierbar wären
- 5 echte Beispiel-Entwürfe aus Ihrem Posteingang
- Geschätzte Zeitersparnis pro Woche in Stunden
Posteingang analysieren
Einrichtung in 60 Sekunden. Analyse in 3 Tagen.
Nur Lesezugriff — EmailManager kann keine E-Mails senden oder löschen.
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Posteingangs-Analyse
12.–14. Februar 202687
E-Mails analysiert
75 %
Routine-Anteil
~7 Std.
Ersparnis pro Woche
→ 65 von 87 E-Mails hätten automatisch einen Entwurf erhalten.
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Weniger als eine Stunde Ihrer Personalkosten – für den ganzen Monat.
Monatlich kündbar. Keine Mindestlaufzeit. Keine Überraschungen.
Basis
Für einzelne Postfächer.
- 1 Outlook-Postfach
- Antwortentwürfe in Ihrem Ton - formell, sachlich, auf Deutsch. Kein Chatbot-Deutsch.
- Antwortentwürfe für Routineanfragen
- Erkennung Routine vs. Risiko
- E-Mail-Support - auch nach der Einrichtung
Standard
Für die meisten kleinen Büros die richtige Wahl.
- Alles aus Basis
- Passt Ton und Signatur automatisch an den Absender anPerfekt abgestimmt auf deutsche Geschäftskorrespondenz.
- Spezialisierte Entwürfe für alle Anfrage-Typen Ihrer Branche
Professional
Für Büros mit individuellen Regelwerken.
- Alles aus Standard
- Einbindung Ihrer Dokumente - EmailManager zitiert aus Ihren Regelwerken, AGB oder internen Richtlinien
- Entwürfe lesen sich, als kämen sie direkt aus Ihrem Büro
Individuell
Individuelle Preisgestaltung
Mehrere Postfächer, API-Anbindung oder spezielle Compliance-Anforderungen.
Preis anfragenAlle Pakete ohne festes Antwortlimit. DSGVO-konforme Verarbeitung, Server in Deutschland und kein Autoversand inklusive. Keine Kreditkarte für den kostenlosen Test. Nutzungsbedingungen
Kostenloser Leitfaden
Die 5 häufigsten E-Mails in Hausverwaltungen – und wie Sie jede davon schneller beantworten
Wie Sie Routineanfragen systematisch reduzieren - mit oder ohne Software. Praxisnah, kompakt, direkt umsetzbar.
- Welche E-Mail-Typen sich am schnellsten automatisieren lassen
- Wie Sie Vorlagen erstellen, die wirklich genutzt werden
- Worauf Sie bei KI-Tools für Hausverwaltungen achten sollten
Schluss mit der dritten Antwort auf dieselbe Frage.
Starten Sie direkt - oder lassen Sie sich EmailManager in 30 Minuten zeigen.
Keine Speicherung. Ihre Daten bleiben Ihre Daten.
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