Mehr Einsätze.Ohne mehr Disposition.
EmailManager erstellt Antwortentwürfe für Ihre Routineanfragen direkt in Outlook. Sie prüfen – EmailManager bereitet vor.
Kein neues Tool · Kein Autoversand · Keine Kreditkarte nötig
Der eigentliche Stress: Hunderte E-Mails, immer dieselben Fragen.
Bewerbungen, Krankmeldungen, Stundenzettel, Stellenanfragen – der Posteingang eines Disponenten ist ein Dauerlauf. Der Inhalt wiederholt sich, aber jede Antwort muss trotzdem raus.
Freitagmittag. 40 ungelesene E-Mails. Davon 35, auf die Sie schon dreimal geantwortet haben – nur an andere Absender.
- „Hiermit bewerbe ich mich auf...“ — Bewerbungseingänge und Eingangsbestätigungen
- „Wie ist der Stand meiner Bewerbung?“ — Kandidatenstatus – die häufigste Rückfrage
- „Ich bin heute krank“ — Krankmeldungen von Zeitarbeitnehmern
- „Ich habe eine Frage zu meinem Stundenzettel“ — Stundenzettel und Abrechnungsfragen
- „Wir benötigen ab nächster Woche Personal“ — Kundenanfragen mit konkretem Personalbedarf
Disponenten kommen kaum noch nach.
Quelle: GVP Barometer Personalvermittlung 2025
Die Personalbranche lebt von Geschwindigkeit. Wer schneller reagiert, besetzt die Stelle. Gleichzeitig steigt die Nachfrage: Immer mehr Kandidaten und Auftraggeber wenden sich an Personaldienstleister – und jeder davon braucht Statusmeldungen, Bestätigungen, Terminabsprachen. Das Volumen wächst, das Team nicht.
Sie brauchen keine neue Recruiting-Software. Sie brauchen Kapazität für das, was zählt – ohne Neueinstellungen.
So einfach läuft es
Ihr Posteingang. Ihr Ablauf. Nur schneller.
Kein neues Tool, keine Schulung, kein Umgewöhnen. EmailManager arbeitet in Outlook – genau da, wo Sie heute schon antworten.
A. Yilmaz
Bewerbung als Produktionshelfer
hiermit bewerbe ich mich auf die ausgeschriebene Stelle als Produktionshelfer in Vollzeit. Ich bin ab sofort verfügbar und bringe Erfahrung im Lagerbereich mit. Meine Unterlagen finden Sie im Anhang.
Mit freundlichen Grüßen, A. Yilmaz
Re: Bewerbung als Produktionshelfer
Routine erkanntvielen Dank für Ihre Bewerbung als Produktionshelfer. Wir haben Ihre Unterlagen erhalten und prüfen diese zeitnah. Sofern Ihr Profil zu unseren aktuellen Anforderungen passt, melden wir uns in Kürze bei Ihnen für ein kurzes Telefongespräch.
Mit freundlichen Grüßen
Re: Bewerbung als Produktionshelfer
Routine erkanntvielen Dank für Ihre Bewerbung als Produktionshelfer. Wir haben Ihre Unterlagen erhalten und prüfen diese zeitnah. Sofern Ihr Profil zu unseren aktuellen Anforderungen passt, melden wir uns in Kürze bei Ihnen für ein kurzes Telefongespräch.
Mit freundlichen Grüßen
Re: Bewerbung als Produktionshelfer
vielen Dank für Ihre Bewerbung als Produktionshelfer. Wir haben Ihre Unterlagen erhalten und prüfen diese zeitnah. Sofern Ihr Profil zu unseren aktuellen Anforderungen passt, melden wir uns innerhalb von 2 Werktagen bei Ihnen für ein kurzes Telefongespräch.
Mit freundlichen Grüßen
Der Entwurf erscheint automatisch - Sie passen an und senden manuell.
Vorher vs. Nachher
Bis zu 1,5 Stunden weniger. Jeden Tag. Pro Mitarbeiter. Basierend auf Pilotbetrieb und Branchendurchschnitt.
So verändert sich der Arbeitsalltag, wenn Routinemails nicht mehr manuell beantwortet werden müssen.
weniger Tippzeit
Jede Bewerbung einzeln bestätigen
Eingangsbestätigung steht automatisch bereit
Bewerbungseingänge, Stellenanfragen, Krankmeldungen: Der Großteil der Disponentenpost folgt wenigen Mustern. EmailManager erkennt diese und erstellt den Entwurf.
statt 4 Minuten pro Mail
Krankmeldungen manuell weiterleiten
Sofortige Bestätigung, Entleiher informiert
Statt jede Krankmeldung manuell zu beantworten und den Kunden zu benachrichtigen, läuft die Kommunikation in Minuten – nicht Stunden.
durchschn. Antwortzeit
Stundenzettel-Rückfragen einzeln beantworten
Standardantwort vorbereitet, nur prüfen
Abrechnungsfragen nach demselben Muster werden einheitlich und schnell beantwortet – ohne dass der Disponent jedes Mal von vorn beginnt.
mehr Placements pro Disponent
Disponenten verbringen den halben Tag mit E-Mails
Mehr Zeit für Kandidaten und Kunden
Wenn Routinepost keine manuelle Arbeit mehr verursacht, haben Disponenten Kapazität für das, was wirklich zählt: Kandidaten platzieren, Kundenkontakt pflegen.
Zusammengerechnet: Ein 5-Personen-Team spart mit EmailManager bis zu 7,5 Stunden pro Tag -- fast eine volle Stelle, die Sie nicht besetzen müssen.
Tarife ansehenFallstudie
Personaldienstleister Kundenbeispiel
Wie ein regionaler Personaldienstleister die Reaktionszeit auf Bewerberanfragen deutlich verkürzte.
Branche
Personalvermittlung / Zeitarbeit
Team
Kleines Dispositionsteam
Einsätze
Laufende Placements
Einrichtung
~2 Minuten - kein IT nötig
Ergebnisse
- Bewerbungseingänge gehen zuverlässig am selben Tag raus
- Krankmeldungen werden sofort bestätigt und weitergeleitet
- Einheitliche, professionelle Kommunikation
- Mehr Zeit für Kandidatenauswahl und Kundenbetreuung
Wirtschaftlichkeit
Rechnet sich ab dem ersten Monat. 4 Stunden weniger pro Woche. Das sind 560 Euro gespart. Die Lizenz kostet 99.
4–8 Std./Woche
Zeitersparnis
bei ca. 35 €/Std.
560–1.120 €/Monat
Ersparnis/Monat
konservativ gerechnet
99 €
Lizenzkosten
rechnet sich ab Woche 1
Analyse bei einem Personaldienstleister
107
E-Mails analysiert
74 %
Routine-Anteil erkannt
~8 Std.
Ersparnis pro Woche
Klingt interessant?
Testen Sie EmailManager mit 100 kostenlosen E-Mails. Keine Kreditkarte. Kein Abo. Endet automatisch.
Sicherheit im Alltag
Sie behalten die Kontrolle. Immer.
Automatisierung heißt nicht Kontrollverlust. EmailManager kennt die Grenze – und bezieht Sie ein, wenn es darauf ankommt.
Arbeitsrechtliches und Bewerberentscheidungen bleiben bei Ihnen
Equal-Pay-Anfragen, AÜG-Höchstüberlassungsdauer, Vertragskündigung – heikle Themen gehen direkt an Sie. Automatisierte Entscheidungen über Bewerber sind nach Art. 22 DSGVO unzulässig. EmailManager erstellt Entwürfe – keine automatischen Ablehnungen.
Beispiel: Ein Zeitarbeitnehmer fragt nach Equal-Pay-Ansprüchen. EmailManager erkennt den Kontext und leitet die Mail direkt an Sie weiter, ohne Vorschlag.
Fristen gehen nicht unter
Wenn eine E-Mail ein Datum oder eine Frist enthält, wird sie automatisch nach oben priorisiert.
Beispiel: Kundenunternehmen braucht ab Montag 3 Produktionshelfer. Die Mail landet ganz oben.
Im Zweifel: lieber kein Vorschlag
Wenn der Inhalt unklar ist oder mehrere Themen vermischt werden, erstellt EmailManager bewusst keinen Entwurf.
Beispiel: Mitarbeiter fragt gleichzeitig nach Schichtänderung, Lohnhöhe und Vertragsverlängerung. Kein automatischer Entwurf – Sie antworten selbst.
Jederzeit nachvollziehbar
Auf Wunsch protokolliert EmailManager, welche Entwürfe erstellt, angepasst oder verworfen wurden.
Beispiel: Ein Bewerber beschwert sich über eine Absage. Sie können genau zeigen, was kommuniziert wurde.
Datenschutz & Compliance
Für den deutschen Markt gebaut.
Ihr Posteingang enthält sensible Kundendaten - Verträge, Abrechnungen, persönliche Anliegen. Deshalb ist Datenschutz bei EmailManager keine Checkbox, sondern Architekturprinzip.
E-Mail-Inhalte werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet - keine Speicherung, kein Logging.
Sobald der Entwurf erstellt ist, werden alle Inhalte sofort gelöscht. Es gibt kein Archiv, keine Kopie, keinen Cache. Auch EmailManager kann Ihre E-Mails nicht einsehen.
Ihre Daten fließen nie in Modelltraining ein. Punkt.
EmailManager verwendet OpenAI-Modelle mit deaktiviertem Training (Opt-out). Kein Prompt, keine Antwort und kein Kontext fließt jemals in Modellverbesserungen ein.
Verarbeitung ausschließlich auf Servern in Deutschland.
Alle Daten - Authentifizierung, Verarbeitung, temporärer Speicher - laufen über Rechenzentren in Deutschland. Kein Transfer in Drittländer.
Nach Art. 28 DSGVO, sofort verfügbar.
Den Auftragsverarbeitungsvertrag können Sie direkt bei der Einrichtung digital unterzeichnen - ohne Wartezeit, ohne Rechtsabteilung.
Direkt aus Österreich - schnell, kompetent, in Ihrer Sprache.
Kein Callcenter, keine Chatbots. Ihr Anliegen wird direkt und persönlich bearbeitet - von jemandem, der das Produkt und die Branche kennt.
Alle Daten sind bei Übertragung und Speicherung verschlüsselt
Einrichtung über Ihr Microsoft-Konto - wir speichern keine Passwörter
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b & f DSGVO
Alle Details finden Sie in unserer Datenschutzerklärung. Den AV-Vertrag erhalten Sie direkt beim Einrichtung.
Kostenlose Analyse
Finden Sie heraus, wo Ihre Zeit wirklich hingeht.
Verbinden Sie Ihr Outlook-Postfach — EmailManager analysiert 3 Tage lang Ihren Posteingang und zeigt Ihnen genau, welche E-Mail-Typen am meisten Zeit kosten und wie die Entwürfe aussehen würden.
- Aufschlüsselung nach E-Mail-Typ — wie viele Bewerbungseingänge, Krankmeldungen, Stundenzettelanfragen
- Anteil Routine vs. Sonderfälle — wie viel Prozent automatisierbar wären
- 5 echte Beispiel-Entwürfe aus Ihrem Posteingang
- Geschätzte Zeitersparnis pro Woche in Stunden
Posteingang analysieren
Einrichtung in 60 Sekunden. Analyse in 3 Tagen.
Nur Lesezugriff — EmailManager kann keine E-Mails senden oder löschen.
Noch nicht bereit?
So sieht Ihre Analyse aus
Posteingangs-Analyse
12.–14. Februar 2026107
E-Mails analysiert
74 %
Routine-Anteil
~8 Std.
Ersparnis pro Woche
→ 79 von 107 E-Mails hätten automatisch einen Entwurf erhalten.
Diese Analyse erhalten Sie für Ihren eigenen Posteingang — kostenlos und unverbindlich.
Weniger als eine Stunde Ihrer Personalkosten – für den ganzen Monat.
Monatlich kündbar. Keine Mindestlaufzeit. Keine Überraschungen.
Basis
Für einzelne Postfächer.
- 1 Outlook-Postfach
- Antwortentwürfe in Ihrem Ton - formell, sachlich, auf Deutsch. Kein Chatbot-Deutsch.
- Antwortentwürfe für Routineanfragen
- Erkennung Routine vs. Risiko
- E-Mail-Support - auch nach der Einrichtung
Standard
Für die meisten kleinen Büros die richtige Wahl.
- Alles aus Basis
- Passt Ton und Signatur automatisch an den Absender anPerfekt abgestimmt auf deutsche Geschäftskorrespondenz.
- Spezialisierte Entwürfe für alle Anfrage-Typen Ihrer Branche
Professional
Für Büros mit individuellen Regelwerken.
- Alles aus Standard
- Einbindung Ihrer Dokumente - EmailManager zitiert aus Ihren Regelwerken, AGB oder internen Richtlinien
- Entwürfe lesen sich, als kämen sie direkt aus Ihrem Büro
Individuell
Individuelle Preisgestaltung
Mehrere Postfächer, API-Anbindung oder spezielle Compliance-Anforderungen.
Preis anfragenAlle Pakete ohne festes Antwortlimit. DSGVO-konforme Verarbeitung, Server in Deutschland und kein Autoversand inklusive. Keine Kreditkarte für den kostenlosen Test. Nutzungsbedingungen
Kostenloser Leitfaden
E-Mail-Entlastung in der Personaldisposition – in 5 Schritten
Wie Sie Routineanfragen systematisch reduzieren - mit oder ohne Software. Praxisnah, kompakt, direkt umsetzbar.
- Welche Bewerber- und Mitarbeiteranfragen sich am schnellsten automatisieren lassen
- Wie Sie Antwortvorlagen erstellen, die im Dispositionsalltag wirklich genutzt werden
- Worauf Sie bei KI-Tools für Personaldienstleister achten sollten
Schluss mit der dritten Antwort auf dieselbe Frage.
Starten Sie direkt - oder lassen Sie sich EmailManager in 30 Minuten zeigen.
Keine Speicherung. Ihre Daten bleiben Ihre Daten.
Unverbindlich. Keine Kreditkarte. Keine Vorbereitung notwendig.
Aktuell nehmen wir 10 neue Kunden pro Monat auf – damit wir jedem eine persönliche Einrichtung bieten können.