Mehr Mandate.Ohne mehr Sachbearbeitung.
EmailManager erstellt Antwortentwürfe für Routineanfragen Ihrer Mandanten direkt in Outlook. Sie prüfen – EmailManager bereitet vor.
Kein neues Tool · Kein Autoversand · Keine Kreditkarte nötig
Der eigentliche Stress: Immer wieder dieselben Mandantenanfragen.
Jeden Tag landen dieselben Anfragen im Posteingang. Die Mandanten wollen wissen, wie ihr Fall steht – und jede Antwort muss trotzdem individuell formuliert werden.
Freitagmittag. 40 ungelesene E-Mails. Davon 35, auf die Sie schon dreimal geantwortet haben – nur an andere Absender.
- „Gibt es Neuigkeiten in meiner Sache?“ — Sachstandsanfragen
- „Könnten wir einen Termin vereinbaren?“ — Terminvereinbarungen und -verschiebungen
- „Welche Unterlagen benötigen Sie noch?“ — Unterlagen und Dokumente nachreichen
- „Was kostet das ungefähr?“ — Kosten- und Gebührenanfragen
- „Ich benötige rechtliche Beratung zu...“ — Erstanfragen von neuen Mandanten
Die meisten Kanzleien kommen kaum noch nach.
Quelle: ifo Institut / stb-web.de 2025 / Anwaltsblatt / BRAK
Es liegt nicht an Ihnen. Die gesamte Branche steckt im gleichen Problem: Mehr Mandate, weniger Fachkräfte, steigende Erwartungen an Erreichbarkeit und Reaktionszeit. ReFa-Absolventen sind um 70% seltener geworden – wer keine findet, beantwortet Sachstandsanfragen selbst. Es fehlt nicht an Kompetenz. Es fehlt an Zeit für die tägliche Korrespondenz.
Sie brauchen keine neue Kanzleisoftware. Sie brauchen Kapazität – ohne Neueinstellungen.
So einfach läuft es
Ihr Posteingang. Ihr Ablauf. Nur schneller.
Kein neues Tool, keine Schulung, kein Umgewöhnen. EmailManager arbeitet in Outlook – genau da, wo Sie heute schon antworten.
S. Braun
Gibt es Neuigkeiten in meiner Sache?
ich wollte mich erkundigen, ob es in meiner Mietrechtssache (Az. 2024/1847) Neuigkeiten gibt. Insbesondere würde mich interessieren, ob die Gegenseite auf unser Schreiben reagiert hat.
Vielen Dank für eine kurze Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen, S. Braun
Re: Gibt es Neuigkeiten in meiner Sache?
Routine erkanntvielen Dank für Ihre Nachfrage zum Sachstand in Ihrer Angelegenheit (Az. 2024/1847). Wir haben der Gegenseite eine Frist bis zum [Datum einfügen] gesetzt. Sobald eine Rückmeldung vorliegt, werden wir Sie umgehend informieren. Sollte die Frist fruchtlos verstreichen, werden wir die weiteren Schritte mit Ihnen besprechen.
Mit freundlichen Grüßen
Re: Gibt es Neuigkeiten in meiner Sache?
Routine erkanntvielen Dank für Ihre Nachfrage zum Sachstand in Ihrer Angelegenheit (Az. 2024/1847). Wir haben der Gegenseite eine Frist bis zum [Datum einfügen] gesetzt. Sobald eine Rückmeldung vorliegt, werden wir Sie umgehend informieren. Sollte die Frist fruchtlos verstreichen, werden wir die weiteren Schritte mit Ihnen besprechen.
Mit freundlichen Grüßen
Re: Gibt es Neuigkeiten in meiner Sache?
vielen Dank für Ihre Nachfrage zum Sachstand in Ihrer Angelegenheit (Az. 2024/1847). Wir haben der Gegenseite eine Frist bis zum 15.03.2025 gesetzt. Sobald eine Rückmeldung vorliegt, werden wir Sie umgehend informieren. Sollte die Frist fruchtlos verstreichen, werden wir die weiteren Schritte mit Ihnen besprechen.
Mit freundlichen Grüßen
Der Entwurf erscheint automatisch - Sie passen an und senden manuell.
Vorher vs. Nachher
Bis zu 1,5 Stunden weniger. Jeden Tag. Pro Mitarbeiter. Basierend auf Pilotbetrieb und Branchendurchschnitt.
So verändert sich der Arbeitsalltag, wenn Routinemails nicht mehr manuell beantwortet werden müssen.
weniger Tippzeit
Stundenlange Sachstandsmails
30 Minuten – der Rest ist vorbereitet
Sachstandsanfragen, Terminwünsche, Belegfragen: Der Großteil der Mandantenkorrespondenz in Kanzleien folgt wenigen Mustern. EmailManager erkennt diese automatisch und erstellt den Entwurf.
statt 4 Minuten pro Mail
Jede Mandantenanfrage einzeln tippen
Entwurf steht, nur prüfen und senden
Statt dieselbe Antwort zum zehnten Mal zu formulieren, prüfen Sie den fertigen Vorschlag und klicken auf Senden. Anpassungen sind jederzeit möglich – aber meistens ist der Entwurf sofort passend.
durchschn. Antwortzeit
Mandanten warten tagelang auf Antwort
Schnellere Reaktion, weniger Nachfragen
Wenn Mandanten innerhalb von Stunden eine Rückmeldung bekommen, sinkt die Zahl der Nachfass-Mails erheblich. Weniger Wiedervorlagen bedeuten weniger Stress für Ihre Rechtsanwaltsfachangestellten.
mehr Mandate pro Kopf
Wachsen nur mit neuen ReFa-Stellen
Mehr Mandate ohne Neueinstellungen
Wenn Routine-E-Mails keine manuelle Arbeit mehr verursachen, bleibt Kapazität für mehr Mandate – ohne zusätzliche Stellen.
Zusammengerechnet: Ein 5-Personen-Team spart mit EmailManager bis zu 7,5 Stunden pro Tag -- fast eine volle Stelle, die Sie nicht besetzen müssen.
Tarife ansehenFallstudie
Kanzlei Kundenbeispiel
Wie eine Mietrechtskanzlei die Antwortzeiten für Mandantenanfragen deutlich verkürzte.
Branche
Rechtsberatung / Mietrecht
Team
Kleines Team (1-3 Anwälte + ReFa)
Mandanten
Laufendes Mandat-Portfolio
Einrichtung
~2 Minuten - kein IT nötig
Ergebnisse
- Sachstandsanfragen gehen zuverlässig am selben Tag raus
- Entlastung der Rechtsanwaltsfachangestellten
- Einheitliche, professionelle Mandantenkommunikation
- Mehr Zeit für fallbezogene Rechtsarbeit
Wirtschaftlichkeit
Rechnet sich ab dem ersten Monat. 4 Stunden weniger pro Woche. Das sind 720 Euro gespart. Die Lizenz kostet 99.
4–8 Std./Woche
Zeitersparnis
bei ca. 45-60 €/Std.
720-1.920 €/Monat
Ersparnis/Monat
konservativ gerechnet
99 €
Lizenzkosten
rechnet sich ab Woche 1
Analyse bei einer Anwaltskanzlei
78
E-Mails analysiert
62 %
Routine-Anteil erkannt
~5 Std.
Ersparnis pro Woche
Klingt interessant?
Testen Sie EmailManager mit 100 kostenlosen E-Mails. Keine Kreditkarte. Kein Abo. Endet automatisch.
Sicherheit im Alltag
Sie behalten die Kontrolle. Immer.
Automatisierung heißt nicht Kontrollverlust. EmailManager kennt die Grenze – und bezieht Sie ein, wenn es darauf ankommt.
Anwaltliche Einschätzungen bleiben bei Ihnen
Klageerhebung, Vergleichsverhandlungen, Fristverlängerungen mit rechtlichen Konsequenzen – bei allem, was anwaltliche Beurteilung erfordert, erstellt EmailManager keinen Entwurf. §43a BRAO gilt auch, wenn ein Werkzeug den Entwurf erstellt.
Beispiel: Ein Mandant fragt, ob er gegen das Urteil Berufung einlegen soll. EmailManager erkennt den Kontext und leitet die Mail direkt an Sie weiter – keine automatische Antwort auf Rechtsfragen.
Fristen gehen nicht unter
Wenn eine E-Mail ein Datum oder eine Frist enthält, wird sie automatisch nach oben priorisiert – damit nichts im Posteingang verschwindet.
Beispiel: Gegenseite setzt eine Stellungnahmefrist bis Freitag. Die Mail landet ganz oben, nicht zwischen 40 anderen Sachstandsanfragen.
Im Zweifel: lieber kein Vorschlag
Wenn der Inhalt unklar ist oder mehrere Themen vermischt werden, erstellt EmailManager bewusst keinen Entwurf. So vermeiden Sie fehlerhafte Antworten.
Beispiel: Mandant fragt gleichzeitig nach dem Sachstand, einer Nebenkostenabrechnung und möchte über Mietminderung sprechen. Kein automatischer Entwurf – Sie antworten selbst.
Jederzeit nachvollziehbar
Auf Wunsch protokolliert EmailManager, welche Entwürfe erstellt, angepasst oder verworfen wurden – falls ein Mandant oder die Rechtsanwaltskammer nachfragt.
Beispiel: Ein Mandant beanstandet eine Auskunft. Sie können genau zeigen, was der Entwurf war und was Sie geändert haben.
Datenschutz & Compliance
Für den deutschen Markt gebaut.
Ihr Posteingang enthält sensible Kundendaten - Verträge, Abrechnungen, persönliche Anliegen. Deshalb ist Datenschutz bei EmailManager keine Checkbox, sondern Architekturprinzip.
E-Mail-Inhalte werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet - keine Speicherung, kein Logging.
Sobald der Entwurf erstellt ist, werden alle Inhalte sofort gelöscht. Es gibt kein Archiv, keine Kopie, keinen Cache. Auch EmailManager kann Ihre E-Mails nicht einsehen.
Ihre Daten fließen nie in Modelltraining ein. Punkt.
EmailManager verwendet OpenAI-Modelle mit deaktiviertem Training (Opt-out). Kein Prompt, keine Antwort und kein Kontext fließt jemals in Modellverbesserungen ein.
Verarbeitung ausschließlich auf Servern in Deutschland.
Alle Daten - Authentifizierung, Verarbeitung, temporärer Speicher - laufen über Rechenzentren in Deutschland. Kein Transfer in Drittländer.
Nach Art. 28 DSGVO, sofort verfügbar.
Den Auftragsverarbeitungsvertrag können Sie direkt bei der Einrichtung digital unterzeichnen - ohne Wartezeit, ohne Rechtsabteilung.
Direkt aus Österreich - schnell, kompetent, in Ihrer Sprache.
Kein Callcenter, keine Chatbots. Ihr Anliegen wird direkt und persönlich bearbeitet - von jemandem, der das Produkt und die Branche kennt.
Alle Daten sind bei Übertragung und Speicherung verschlüsselt
Einrichtung über Ihr Microsoft-Konto - wir speichern keine Passwörter
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b & f DSGVO
Alle Details finden Sie in unserer Datenschutzerklärung. Den AV-Vertrag erhalten Sie direkt beim Einrichtung.
Kostenlose Analyse
Finden Sie heraus, wo Ihre Zeit wirklich hingeht.
Verbinden Sie Ihr Outlook-Postfach — EmailManager analysiert 3 Tage lang Ihren Posteingang und zeigt Ihnen genau, welche E-Mail-Typen am meisten Zeit kosten und wie die Entwürfe aussehen würden.
- Aufschlüsselung nach E-Mail-Typ — wie viele Sachstandsanfragen, Terminwünsche, Unterlageneinreichungen
- Anteil Routine vs. Sonderfälle — wie viel Prozent automatisierbar wären
- 5 echte Beispiel-Entwürfe aus Ihrem Posteingang
- Geschätzte Zeitersparnis pro Woche in Stunden
Posteingang analysieren
Einrichtung in 60 Sekunden. Analyse in 3 Tagen.
Nur Lesezugriff — EmailManager kann keine E-Mails senden oder löschen.
Noch nicht bereit?
So sieht Ihre Analyse aus
Posteingangs-Analyse
12.–14. Februar 202678
E-Mails analysiert
62 %
Routine-Anteil
~5 Std.
Ersparnis pro Woche
→ 48 von 78 E-Mails hätten automatisch einen Entwurf erhalten.
Diese Analyse erhalten Sie für Ihren eigenen Posteingang — kostenlos und unverbindlich.
Weniger als eine Stunde Ihrer Personalkosten – für den ganzen Monat.
Monatlich kündbar. Keine Mindestlaufzeit. Keine Überraschungen.
Basis
Für einzelne Postfächer.
- 1 Outlook-Postfach
- Antwortentwürfe in Ihrem Ton - formell, sachlich, auf Deutsch. Kein Chatbot-Deutsch.
- Antwortentwürfe für Routineanfragen
- Erkennung Routine vs. Risiko
- E-Mail-Support - auch nach der Einrichtung
Standard
Für die meisten kleinen Büros die richtige Wahl.
- Alles aus Basis
- Passt Ton und Signatur automatisch an den Absender anPerfekt abgestimmt auf deutsche Geschäftskorrespondenz.
- Spezialisierte Entwürfe für alle Anfrage-Typen Ihrer Branche
Professional
Für Büros mit individuellen Regelwerken.
- Alles aus Standard
- Einbindung Ihrer Dokumente - EmailManager zitiert aus Ihren Regelwerken, AGB oder internen Richtlinien
- Entwürfe lesen sich, als kämen sie direkt aus Ihrem Büro
Individuell
Individuelle Preisgestaltung
Mehrere Postfächer, API-Anbindung oder spezielle Compliance-Anforderungen.
Preis anfragenAlle Pakete ohne festes Antwortlimit. DSGVO-konforme Verarbeitung, Server in Deutschland und kein Autoversand inklusive. Keine Kreditkarte für den kostenlosen Test. Nutzungsbedingungen
Kostenloser Leitfaden
E-Mail-Entlastung in der Kanzlei – in 5 Schritten
Wie Sie Routineanfragen systematisch reduzieren - mit oder ohne Software. Praxisnah, kompakt, direkt umsetzbar.
- Welche Mandantenanfragen sich am schnellsten automatisieren lassen
- Wie Sie Antwortvorlagen erstellen, die im Kanzleialltag wirklich genutzt werden
- Worauf Sie bei KI-Tools für Kanzleien achten sollten
Schluss mit der dritten Antwort auf dieselbe Frage.
Starten Sie direkt - oder lassen Sie sich EmailManager in 30 Minuten zeigen.
Keine Speicherung. Ihre Daten bleiben Ihre Daten.
Unverbindlich. Keine Kreditkarte. Keine Vorbereitung notwendig.
Aktuell nehmen wir 10 neue Kunden pro Monat auf – damit wir jedem eine persönliche Einrichtung bieten können.