Mehr Mandate.Ohne mehr Personal.
EmailManager erstellt Antwortentwürfe für Ihre Routineanfragen direkt in Outlook. Sie prüfen – EmailManager bereitet vor.
Kein neues Tool · Kein Autoversand · Keine Kreditkarte nötig
Der eigentliche Stress: Immer wieder dieselben Mandantenanfragen.
Jeden Tag landen dieselben Anfragen im Posteingang. Der Inhalt wiederholt sich – aber jede Antwort muss trotzdem individuell geschrieben werden.
Freitagmittag. 40 ungelesene E-Mails. Davon 35, auf die Sie schon dreimal geantwortet haben – nur an andere Absender.
- „Wie weit ist meine Steuererklärung?“ — Statusanfragen zur Steuererklärung
- „Welche Belege benötigen Sie noch?“ — Belege und Unterlagen nachreichen
- „Wann muss ich die Vorauszahlung leisten?“ — Fragen zu Vorauszahlungen und Fristen
- „Wie funktioniert das mit der E-Rechnung?“ — E-Rechnung Umstellung und neue Pflichten
- „Ich habe eine Frage zu Ihrer Rechnung“ — Honorar- und Rechnungsfragen
Steuerkanzleien kommen kaum noch nach.
Quelle: BStBK/DATEV Branchenerhebung 2024 / ifo Institut 2025 / stb-web.de
Es liegt nicht an Ihnen. Die gesamte Branche steckt im gleichen Problem: Mehr Mandate, weniger Fachkräfte, steigende Anforderungen durch E-Rechnung, ELSTER und neue Gesetzgebung. Jede neue Pflicht bringt neue Rückfragen – und der Posteingang wächst. Es fehlt nicht an Einsatz. Es fehlt an Zeit.
Sie brauchen keine weitere DATEV-Schulung. Sie brauchen Kapazität – ohne Neueinstellungen.
So einfach läuft es
Ihr Posteingang. Ihr Ablauf. Nur schneller.
Kein neues Tool, keine Schulung, kein Umgewöhnen. EmailManager arbeitet in Outlook – genau da, wo Sie heute schon antworten.
K. Mueller
Steuererklärung 2025 – wie ist der Stand?
ich wollte nachfragen, wie weit meine Steuererklärung für 2025 ist. Mein Kollege hat seine bereits zurück. Könnten Sie mir eine Einschätzung geben, wann ich mit dem Bescheid rechnen kann?
Mit freundlichen Grüßen,
K. Mueller
Re: Steuererklärung 2025 – wie ist der Stand?
Routine erkanntvielen Dank für Ihre Nachfrage. Ihre Steuererklärung 2025 befindet sich derzeit in Bearbeitung. Aufgrund des hohen Aufkommens in der aktuellen Abgabeperiode bitten wir um Verständnis, dass die Bearbeitungszeit derzeit ca. 6-8 Wochen beträgt. Sobald Ihre Erklärung beim Finanzamt eingereicht ist, informieren wir Sie umgehend.
Mit freundlichen Grüßen
Re: Steuererklärung 2025 – wie ist der Stand?
Routine erkanntvielen Dank für Ihre Nachfrage. Ihre Steuererklärung 2025 befindet sich derzeit in Bearbeitung. Aufgrund des hohen Aufkommens in der aktuellen Abgabeperiode bitten wir um Verständnis, dass die Bearbeitungszeit derzeit ca. 6-8 Wochen beträgt. Sobald Ihre Erklärung beim Finanzamt eingereicht ist, informieren wir Sie umgehend.
Mit freundlichen Grüßen
Re: Steuererklärung 2025 – wie ist der Stand?
vielen Dank für Ihre Nachfrage. Ihre Steuererklärung 2025 befindet sich derzeit in Bearbeitung. Aufgrund des hohen Aufkommens in der aktuellen Abgabeperiode bitten wir um Verständnis, dass die Bearbeitungszeit derzeit ca. 4-6 Wochen (aktuell) beträgt. Sobald Ihre Erklärung beim Finanzamt eingereicht ist, informieren wir Sie umgehend.
Mit freundlichen Grüßen
Der Entwurf erscheint automatisch - Sie passen an und senden manuell.
Vorher vs. Nachher
Bis zu 1,5 Stunden weniger. Jeden Tag. Pro Mitarbeiter. Basierend auf Pilotbetrieb und Branchendurchschnitt.
So verändert sich der Arbeitsalltag, wenn Routinemails nicht mehr manuell beantwortet werden müssen.
weniger Tippzeit
2 Stunden Mandantenanfragen am Tag
30 Minuten – der Rest ist vorbereitet
Statusanfragen, Belegfragen, Fristenanfragen: Der Großteil der eingehenden E-Mails in Steuerkanzleien folgt wenigen wiederkehrenden Mustern. EmailManager erkennt diese automatisch und erstellt den Entwurf.
statt 4 Minuten pro Mail
Jede Statusanfrage einzeln tippen
Entwurf steht, nur noch prüfen und senden
Statt dieselbe Antwort zum zehnten Mal zu formulieren, prüfen Sie den fertigen Vorschlag und klicken auf Senden. Anpassungen sind jederzeit möglich – aber meistens ist der Entwurf sofort passend.
durchschn. Antwortzeit
Rückstand während der Abgabefristen
Schnellere Reaktion, weniger Rückfragen
Wenn Mandanten innerhalb von Stunden eine Antwort bekommen, sinkt die Zahl der Nachfass-Mails. Weniger Rückfragen in der Hochsaison heißt weniger Stress für Ihr Team.
mehr Mandate pro Kopf
Wachsen nur mit neuen Stellen
Mehr Mandate ohne Neueinstellungen
Wenn Routine-E-Mails keine manuelle Arbeit mehr verursachen, bleibt Kapazität für mehr Mandate – ohne zusätzliche Stellen.
Zusammengerechnet: Ein 5-Personen-Team spart mit EmailManager bis zu 7,5 Stunden pro Tag -- fast eine volle Stelle, die Sie nicht besetzen müssen.
Tarife ansehenFallstudie
Steuerkanzlei Kundenbeispiel
Wie eine mittelgroße Kanzlei die Bearbeitungszeit für Mandantenanfragen deutlich verkürzte.
Branche
Steuerberatung
Team
Kleines bis mittleres Team
Mandanten
Mittelgroßes Portfolio
Einrichtung
~2 Minuten - kein IT nötig
Ergebnisse
- Mandantenanfragen gehen zuverlässig am selben Tag raus
- Entlastung besonders während der Abgabefristen
- Einheitliche, professionelle Kommunikation
- Mehr Zeit für fachliche Beratung statt Routineantworten
Wirtschaftlichkeit
Rechnet sich ab dem ersten Monat. 4 Stunden weniger pro Woche. Das sind 720 Euro gespart. Die Lizenz kostet 99.
4–8 Std./Woche
Zeitersparnis
bei ca. 45 €/Std.
720–1.440 €/Monat
Ersparnis/Monat
konservativ gerechnet
99 €
Lizenzkosten
rechnet sich ab Woche 1
Analyse bei einer Steuerkanzlei
94
E-Mails analysiert
71 %
Routine-Anteil erkannt
~6 Std.
Ersparnis pro Woche
Klingt interessant?
Testen Sie EmailManager mit 100 kostenlosen E-Mails. Keine Kreditkarte. Kein Abo. Endet automatisch.
Sicherheit im Alltag
Sie behalten die Kontrolle. Immer.
Automatisierung heißt nicht Kontrollverlust. EmailManager kennt die Grenze – und bezieht Sie ein, wenn es darauf ankommt.
Steuerrechtliches bleibt bei Ihnen
Einspruch gegen Steuerbescheid, Betriebsprüfung, individuelle Steuerplanung – bei heiklen Themen erstellt EmailManager keinen Entwurf. Sie sehen sofort: hier muss ich selbst ran.
Beispiel: Ein Mandant leitet seinen Steuerbescheid weiter und fragt, ob ein Einspruch sinnvoll ist. EmailManager erkennt den Kontext und leitet die Mail direkt an Sie weiter, ohne Vorschlag.
Fristen gehen nicht unter
Wenn eine E-Mail ein Datum oder eine Frist enthält, wird sie automatisch nach oben priorisiert – damit nichts im Posteingang verschwindet.
Beispiel: Mandant bittet um Fristverlängerung bis zum 31.03. Die Mail landet ganz oben, nicht zwischen 40 anderen Statusanfragen.
Im Zweifel: lieber kein Vorschlag
Wenn der Inhalt unklar ist oder mehrere Themen vermischt werden, erstellt EmailManager bewusst keinen Entwurf. So vermeiden Sie fehlerhafte Antworten.
Beispiel: Mandant fragt gleichzeitig nach dem Stand seiner Steuererklärung, einer Lohnänderung und einer Gründungsberatung. Kein automatischer Entwurf – Sie antworten selbst.
Jederzeit nachvollziehbar
Auf Wunsch protokolliert EmailManager, welche Entwürfe erstellt, angepasst oder verworfen wurden – falls ein Mandant oder die Steuerberaterkammer nachfragt.
Beispiel: Ein Mandant beschwert sich über eine Auskunft. Sie können genau zeigen, was der Entwurf war und was Sie geändert haben.
Datenschutz & Compliance
Für den deutschen Markt gebaut.
Ihr Posteingang enthält sensible Kundendaten - Verträge, Abrechnungen, persönliche Anliegen. Deshalb ist Datenschutz bei EmailManager keine Checkbox, sondern Architekturprinzip.
E-Mail-Inhalte werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet - keine Speicherung, kein Logging.
Sobald der Entwurf erstellt ist, werden alle Inhalte sofort gelöscht. Es gibt kein Archiv, keine Kopie, keinen Cache. Auch EmailManager kann Ihre E-Mails nicht einsehen.
Ihre Daten fließen nie in Modelltraining ein. Punkt.
EmailManager verwendet OpenAI-Modelle mit deaktiviertem Training (Opt-out). Kein Prompt, keine Antwort und kein Kontext fließt jemals in Modellverbesserungen ein.
Verarbeitung ausschließlich auf Servern in Deutschland.
Alle Daten - Authentifizierung, Verarbeitung, temporärer Speicher - laufen über Rechenzentren in Deutschland. Kein Transfer in Drittländer.
Nach Art. 28 DSGVO, sofort verfügbar.
Den Auftragsverarbeitungsvertrag können Sie direkt bei der Einrichtung digital unterzeichnen - ohne Wartezeit, ohne Rechtsabteilung.
Direkt aus Österreich - schnell, kompetent, in Ihrer Sprache.
Kein Callcenter, keine Chatbots. Ihr Anliegen wird direkt und persönlich bearbeitet - von jemandem, der das Produkt und die Branche kennt.
Alle Daten sind bei Übertragung und Speicherung verschlüsselt
Einrichtung über Ihr Microsoft-Konto - wir speichern keine Passwörter
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b & f DSGVO
Alle Details finden Sie in unserer Datenschutzerklärung. Den AV-Vertrag erhalten Sie direkt beim Einrichtung.
Kostenlose Analyse
Finden Sie heraus, wo Ihre Zeit wirklich hingeht.
Verbinden Sie Ihr Outlook-Postfach — EmailManager analysiert 3 Tage lang Ihren Posteingang und zeigt Ihnen genau, welche E-Mail-Typen am meisten Zeit kosten und wie die Entwürfe aussehen würden.
- Aufschlüsselung nach E-Mail-Typ — wie viele Statusanfragen, Frist- und Vorauszahlungsfragen, Beleganfragen
- Anteil Routine vs. Sonderfälle — wie viel Prozent automatisierbar wären
- 5 echte Beispiel-Entwürfe aus Ihrem Posteingang
- Geschätzte Zeitersparnis pro Woche in Stunden
Posteingang analysieren
Einrichtung in 60 Sekunden. Analyse in 3 Tagen.
Nur Lesezugriff — EmailManager kann keine E-Mails senden oder löschen.
Noch nicht bereit?
So sieht Ihre Analyse aus
Posteingangs-Analyse
12.–14. Februar 202694
E-Mails analysiert
71 %
Routine-Anteil
~6 Std.
Ersparnis pro Woche
→ 67 von 94 E-Mails hätten automatisch einen Entwurf erhalten.
Diese Analyse erhalten Sie für Ihren eigenen Posteingang — kostenlos und unverbindlich.
Weniger als eine Stunde Ihrer Personalkosten – für den ganzen Monat.
Monatlich kündbar. Keine Mindestlaufzeit. Keine Überraschungen.
Basis
Für einzelne Postfächer.
- 1 Outlook-Postfach
- Antwortentwürfe in Ihrem Ton - formell, sachlich, auf Deutsch. Kein Chatbot-Deutsch.
- Antwortentwürfe für Routineanfragen
- Erkennung Routine vs. Risiko
- E-Mail-Support - auch nach der Einrichtung
Standard
Für die meisten kleinen Büros die richtige Wahl.
- Alles aus Basis
- Passt Ton und Signatur automatisch an den Absender anPerfekt abgestimmt auf deutsche Geschäftskorrespondenz.
- Spezialisierte Entwürfe für alle Anfrage-Typen Ihrer Branche
Professional
Für Büros mit individuellen Regelwerken.
- Alles aus Standard
- Einbindung Ihrer Dokumente - EmailManager zitiert aus Ihren Regelwerken, AGB oder internen Richtlinien
- Entwürfe lesen sich, als kämen sie direkt aus Ihrem Büro
Individuell
Individuelle Preisgestaltung
Mehrere Postfächer, API-Anbindung oder spezielle Compliance-Anforderungen.
Preis anfragenAlle Pakete ohne festes Antwortlimit. DSGVO-konforme Verarbeitung, Server in Deutschland und kein Autoversand inklusive. Keine Kreditkarte für den kostenlosen Test. Nutzungsbedingungen
Kostenloser Leitfaden
E-Mail-Entlastung in der Steuerkanzlei – in 5 Schritten
Wie Sie Routineanfragen systematisch reduzieren - mit oder ohne Software. Praxisnah, kompakt, direkt umsetzbar.
- Welche Mandantenanfragen sich am schnellsten automatisieren lassen
- Wie Sie Antwortvorlagen erstellen, die im Kanzleialltag wirklich genutzt werden
- Worauf Sie bei KI-Tools für Steuerkanzleien achten sollten
Schluss mit der dritten Antwort auf dieselbe Frage.
Starten Sie direkt - oder lassen Sie sich EmailManager in 30 Minuten zeigen.
Keine Speicherung. Ihre Daten bleiben Ihre Daten.
Unverbindlich. Keine Kreditkarte. Keine Vorbereitung notwendig.
Aktuell nehmen wir 10 neue Kunden pro Monat auf – damit wir jedem eine persönliche Einrichtung bieten können.